DUNE-Events, solution digitale pour évènementiels de haut niveau

L’événementiel prend une place de plus en plus importante dans l’ensemble de la vie culturelle. Toujours ancrées dans un lieu et un territoire, de nombreuses manifestations attachent ainsi leur nom à celui de la ville dans laquelle elles se déroulent : Prix de Lausanne, Images Vevey… L’économie des événements culturels s’articule autour d’un projet artistique, d’une programmation, d’un marketing, d’outils de communication, de moyens techniques et d’un partenariat. De nombreux paramètres à optimiser …et un challenge réussi pour La société DuneAdviser, avec la solution DUNE-Events.

Une gestion opérationnelle complexe

Dans ce contexte, la structure porteuse du projet a d’importantes responsabilités de gestion opérationnelle. Organiser une remise de Prix, ou bien encore un Festival, nécessite plusieurs étapes essentielles : choix du lieu, communication, billetterie, définition du budget, recherche de financement… En plus, il convient de respecter un certain nombre d’obligations légales comme la souscription à une assurance ou encore l’accomplissement d’une formalité déclarative auprès de l’autorité compétente. À cela s’ajoute la gestion des membres et des bénévoles de l’organisme associatif avant et pendant la manifestation. Impossible de laisser place à l’improvisation. Enfin, la communication constitue assurément un point crucial à ne surtout pas prendre à la légère pour la réussite de sa manifestation. DUNE-Eventsprend en charge tous les paramètres d’une opération réussie, afin d’alléger la mission des organisateurs.

DUNE Events : un gain de temps et de visibilité…

…et comme très souvent, ce sont les organisateurs qui en parlent le mieux.

Marielle Jacquier est Communications Officer du Prix de Lausanne. Chaque année, ce concours international voit s’affronter de jeunes danseurs de 15 à 19 ans. « 80 candidats sont sélectionnés par vidéo, alors que nous en recevons près de 300 …le tri est extrêmement rigoureux, les jeunes artistes font partie de l’élite mondiale. A Lausanne, durant une semaine, ils prennent des cours avec des professeurs très renommés et sont jugés sur leurs performances. Vingt d’entre eux sont alors sélectionnés et présentent ensuite deux variations (classique et contemporaine) devant un jury. Six ou sept d’entre eux sont retenus. Ils ont accès à des bourses, différents stages dans des écoles partenaires. C’est aussi la possibilité d’accès aux meilleures compagnies. Il est indispensable de promouvoir efficacement cet évènement, pour les artistes comme pour nos sponsors. Nous utilisons DUNE-Events pour l’envoi des communiqués de presse : c’est très pratique, car avec le grand nombre de journalistes que nous contactons, nos communiqués de presse sont rédigés dans de nombreuses langues. Il est idéal d’utiliser la même interface pour les diffuser, mais aussi pour les construire, car la charte de mise en forme est également dupliquée, quelle que soit la langue utilisée. »

La Fondation Prince Pierre, à Monaco, favorise quant à elle la création contemporaine en décernant des prix musicaux et artistiques. Mélanie Hamon, Chargée de production, souligne les actions pédagogiques et les conférences organisées par la Fondation. Impressionnée par la solution DUNE-Events utilisée par les Ballets de Monte-Carlo, elle choisit de l’adopter pour la Fondation : « Suite à une restructuration de notre organisation nous avons cherché un nouvel outil organisationnel. Nous avons été séduits par la facilité de gestion des contacts, des e-mails, et du publipostage. Les exports de fichiers sur Excel et sur World nous aident beaucoup. Nos publipostages comprennent entre 150 et 500 adresses, le fait de ne pas avoir à les ressaisir nous fait gagner un temps précieux. Les agendas sur lesquels sont stipulés les rendez-vous de chacun sont également très utiles pour un travail collaboratif, ainsi que le partage des documents en accès restreint. Notre équipe utilisent fréquemment les « to do listes », précieux aide-mémoires. Enfin, les fonctions « Ressources Humaines » permettent de valider les congés ainsi que les récupérations. » 

Un outil parfait pour l’optimisation des tâches, du temps, et surtout pour se focaliser sur l’essentiel : le programme de l’évènementiel.