Dune-Event : une solution tout-en-un pour l’organisation des plus grands événements

Comment DuneAdviser a contribué au succès de l’organisation de la Fête des Vignerons 2019 ?

Nous avons développé d’importants outils permettant la gestion d’événements culturels. Nos succès sont nombreux aujourd’hui, un bel exemple : la Fête des Vignerons 2019. Cette fête traditionnelle suisse a lieu tous les vingt ans à Vevey, au cœur de la région viticole de Lavaux. L’événement est classé au patrimoine immatériel de l’UNESCO et présente des spectacles hors du commun. En 2019 ce sont plus de 7000 bénévoles qui ont participé à cette importante tradition suisse, et 350 000 spectateurs ont assisté à la fête.

L’organisation titanesque de cet événement hors du commun a été largement accompagnée par DuneAdviser, démontrant ainsi la hauteur de nos capacités dans le domaine de l’evenementiel. Notre entreprise a été sélectionnée parmi plusieurs concurrents près de 4 ans avant la fête. L’organisateur a fait son choix grâce à la fonctionnalité et à la simplicité d’utilisation de nos outils, mais aussi pour nos tarifs et notre offre contractuelle. Le logiciel événementiel mis en œuvre pour parvenir à une organisation parfaite implique de multiples modules qui ont rendu l’organisation fluide, aisée et efficace. Focus sur un outil adapté à un événement tel que la Fête des Vignerons.

Les modules standards

3 ans et demi avant l’événement, après une formation aux outils Dune-Event pour les premiers utilisateurs et une première phase analytique, les modules standards du logiciel accompagnent déjà les préparatifs de l’événement. Sont alors utilisés :

• une solution pour le stockage et le partage de fichiers ;

• un module de gestion des tâches avec un agenda partagé ;

• un module de gestion des contacts et sociétés pour la recherche de fournisseurs ;

• l’envoi de milliers de courriers électroniques et newsletters aux potentiels futurs acteurs du projet.

Les membres de l’organisation se sentent déjà concrètement accompagnés, la ligne de gestion et l’esprit de la future Fête des Vignerons se dessinent petit à petit.

Le module questionnaire

Un peu plus de 2 ans avant la Fête des Vignerons 2019, il est temps de recruter l'ensemble des acteurs de la fête. Le défi est immense : recevoir et évaluer des milliers de candidatures et sélectionner les personnes ayant les compétences et les expériences requises pour chaque tâche. Les organisateurs souhaitaient gagner du temps, ils imaginaient recevoir les candidatures et pouvoir les faire matcher directement avec leurs besoins. Les candidatures seraient ainsi analysées de manière automatique, sans avoir à être retravaillées, et permettrait de savoir qui peut faire quoi.

Le logiciel événementiel de Dune a répondu aux attentes de l’organisateur : son module questionnaire associé à la gestion des ressources humaines a été adapté à la situation. L’organisateur peut aisément, en sélectionnant ses besoins, trier les candidatures directement envoyées par les bénévoles et les figurants. Quelques temps plus tard, 7000 personnes sont recrutées pour participer à la Fête des Vignerons 2019.

Une application mobile pour le suivi des costumes

Tout juste 2 ans avant le jour J, il est temps de penser aux milliers de costumes utilisés pour le spectacle. Dune crée un module sur-mesure qui va grandement faciliter les choses et rendre possible la confection de 6500 costumes à la bonne taille pour chaque figurant.

Les personnes concernées ont à leur disposition une application mobile afin d’envoyer leurs mensurations et des photos aux couturières situées en Italie. Elles peuvent ensuite suivre l’avancement de leur costume en temps réel.

Le module de gestion s’occupe également d’organiser la livraison des costumes à leurs destinataires et de la facturation de ceux-ci. 6500 costumes sont ainsi remis à leurs futurs porteurs, à la bonne taille, en temps et en heure, et cela en toute simplicité.

Le module suivi des paiements

Un an avant la fête, alors que la confection des costumes touche à sa fin, le client souhaite centraliser tous les paiements de ces costumes et en suivre l’avancement. Eh oui, les bénévoles, en plus d’être bénévoles, doivent payer eux-même leurs costumes !

DuneAdviser trouve alors la solution avec réactivité pour effectuer cette gestion des paiements, nos équipes travaillent avec la banque de la Fête des Vignerons et son service comptable afin de traiter tous les paiements au même format. Le module permet aux organisateurs de suivre en direct la validation et l’encaissement des 6500 costumes.

Dune a mis en place à ce moment là un module efficace répondant aux souhaits du client, le tout en moins de 3 semaines.

Le module presse

Un peu moins de 2 ans avant l’événement, la Presse commence à s’y intéresser de près. Les organisateurs ne peuvent répondre au cas par cas aux journalistes. Le module Presse de Dune-Event est utilisé afin de palier le problème. Les accréditations presse sont gérées directement grâce au logiciel et un site est créé afin de partager tous les documents.

L’attaché de presse dédié à la fête peut ainsi en un clic partager des informations avec les journalistes en direct. Voilà une part importante et indispensable de l’organisation d’un événement qui est résolue simplement et efficacement, le logiciel simplifie largement la gestion des relations avec la presse.

Le module gestion des données

9 mois avant la Fête des Vignerons, l’organisateur souhaite une solution afin de rassembler au même endroit l’ensemble des documents liés à l’événement. Cela représente environ 20 Tera de données avec 7000 fichiers : photos, vidéos, pdf…

Dune a alors augmenté fortement la capacité de son module de gestion des données et donc de ses serveurs de stockage. Les outils d’analyse des bases de données ont également été optimisés afin de faire des recherches simple et rapide au sein de ces milliers de documents.

Une application pour communiquer avec les bénévoles

L’événement approche, 7 mois auparavant, il est temps pour DuneAdviser de lancer un module demandé par le client afin de faciliter la communication avec l’ensemble des bénévoles de la fête et de permettre un travail collaboratif. Nous lançons alors une application mobile permettant à chaque bénévole d’avoir en direct des informations ciblées le concernant : plannings de répétitions, coordonnées de ses responsables, dates de rendez-vous, changements de dernière minute, etc.

L’application est l’un des piliers de l’organisation de la fête, c’est l’outil parfait pour ce genre de problématique. Personne n’a à courir après l’information et chacun sait ce qu’il doit faire et quand il doit le réaliser. Encore une fois, la solution de Dune-Event apporte fluidité et sérénité.

Le module gestion du personnel

Au même moment, alors que l’événement devient de plus en plus concret, le client souhaite une solution incluant la gestion de l’ensemble des prestataires, figurants et bénévoles durant la fête. Dune utilise un module de gestion du personnel. Ainsi, l’organisateur peut répartir l’ensemble des acteurs de la fête sur les différents postes, créneaux horaires et lieux géographiques de l’événement en fonction de leurs compétences et disponibilités.

Il parvient alors, de façon simple et intuitive, à avoir les bonnes personnes au bon moment et au bon endroit durant toute la durée de l’événement.

Grâce à son module, Dune-Event parvient à résoudre efficacement ce qui s’avère être un véritable casse-tête organisationnel : la fête s’étale sur des milliers de mètres carrés, sur plus de trois semaines, et l’ensemble des bénévoles, figurants et prestataires sont répartis sur près d’une centaine de postes. 

Le module gestion du parking

A 5 mois de l’événement, un dernier gros défi est proposé au logiciel événementiel de Dune : la gestion des parkings. La plupart des spectateurs viennent en transport en commun, mais il faut prendre en compte la masse de véhicules des bénévoles. La logistique due aux bénévoles est finalement une grosse part de l’organisation de l’événement. Nous mettons alors en place un module gestion de parking qui facilitera la répartition des véhicules parmi une vingtaine de parkings.

Le module fonctionne parfaitement : chaque conducteur reçoit par e-mail un ticket lui indiquant sa place de parking avec une autorisation de se garer sur celle-ci tel jour. Sur place, les gérants des parkings utiliseront les QR code présents sur les tickets reçus par les bénévoles afin de vérifier qu’ils ont bien l’autorisation de se garer dans tel parking.

Le module ticketing

Voilà un module important qui, contrairement à ce qu’on pourrait croire, a joué un grand rôle durant toute cette organisation. Ce module sert à la communication entre les organisateurs ou bénévoles et Dune. Il permet au quotidien à tous les acteurs de l’organisation de poser des questions et faire remonter des informations sur le logiciel utilisé, à nos équipes Dune.

Les bénévoles, qui utilisaient au quotidien nos modules, pouvaient ainsi nous indiquer si quelque chose ne fonctionnait pas ou s’ils avaient des idées de développement de certaines parties des modules. Il utilisaient également ce module pour nous dire ce qui fonctionnait bien ! Ce module a permis une communication efficace, clé de l’organisation de tout événement. Et pour la petite anecdote, c’est via le ticketing que l’équipe organisationnelle nous a fait part de ses remerciements :

«  Comme nous avons pris l'habitude de fonctionner par ticket, voici celui du jour, à partager largement avec toute l'équipe DUNE :
Vous avez été de formidables partenaires dans cette folle aventure de l'organisation de la Fête
Nous avons toujours pu compter sur votre réactivité, votre créativité et votre patience pour nos demandes très souvent plus urgentes qu'urgentes et pour hier !
Vous avez développé pour nous un outil multi-facettes qui a grandement facilité le travail de nombre de collaborateurs et de bénévoles et vous avez même parfois anticipé les développements futurs que nous pourrions vous demander !
Personnellement, j'ai apprécié une collaboration fantastique et des plus sympathique ...
Alors de notre part à toutes et tous ... et de ma part :
BRAVO ET MERCI POUR TOUT ... ON RESTE EN CONTACT !!!
Bises à partager avec toute l'équipe
L'équipe de direction »

Dune-Event : la gestion d’un événement dans son intégralité

La Fête des Vignerons est un événement d’une importance capitale dans la région de Lavaux. Le budget alloué a son organisation est conséquent : pas moins de 100 millions de francs suisses. Ce que l’on constate aisément ici, c’est que l’outil événementiel de Dune a permis de gérer les différentes problématiques dans leur intégralité. Pour un tel événement, tout est représenté en quantités monstrueuses : nombre de personnes, nombre de paiements, etc.

Dune-Event a ainsi géré l’intégralité du budget de la fête, l’intégralité des factures émises et reçues durant l’organisation et le suivi des paiements associés. L’outil a également permis la gestion de tous les prestataires et de tous les bénévoles, ce qui représente un nombre de personnes considérable. Pour la Fête des Vignerons, tout est à grande échelle. Grâce à l’utilisation du logiciel Dune, l’intégralité de tous ces aspects a pu être gérée avec un seul outil. L’organisation a ainsi pu se faire de manière fluide et aisée, ce qui est souvent compliqué lorsque l’on traite des événements à si grande échelle.
 

Dune : l’outil idéal pour vos plus grands projets

Forte de son expérience, de ses moyens techniques et de son amour du travail bien fait, notre entreprise DuneAdviser a réussi sa mission avec succès : organiser un événement aussi important que la Fête des Vignerons en Suisse. Ceci n’est qu’un exemple des capacités de notre entreprise. Nous œuvrons pour de nombreux autres événements culturels ou sportifs et nous arrivons à chaque fois à une organisation parfaite grâce à un seul outil qui s’adapte aux besoins de nos clients.


Notre entreprise excelle également dans la gestion des entreprises générales. Nous avons simplement vocation à fournir les bons outils à nos clients afin de leur donner des solutions organisationnelles simples et efficaces, et ce peu importe le contexte. L’ensemble des modules de Dune couvrent tous les besoins de l’entreprise, en terme de gestion du temps et de gestion du personnel.

Dune a du succès, les clients en sont satisfaits et leur entreprise gagne en efficacité et en chiffre d’affaires car on sait que l’organisation est la clé de la réussite. Laissez-nous vous aider avec nos logiciels de gestion, votre façon de travailler sera optimisée et vous pourrez faire votre métier, sereinement.